Mengakses data pada sheet yang lain pada file yang sama


     Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet lain. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file atau sheet yang baru.

Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
  1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada rangeG3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik=Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
  2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
  3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2.

Mengakses data pada sheet yang lain pada file yang berbeda


Cara Mengambil Data dari Sheet dan File Lain
Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2
Caranya untuk mengambil data dari file lain:
Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Data Validation



Kadang mungkin kita ingin membuat aturan pada data yang diketikkan pada lembar kerja. Misalnya, pada range tertentu hanya boleh diisi dengan angka saja, kemudian untuk sel yang lain hanya boleh diisi dengan teks saja. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan fitur validasi data (Data Validation) di Excel 2007.
Validasi data membantu mengurangi kesalahan saat input data pada lembar kerja. Fitur ini sangat bermanfaat terutama bila file Excel dikerjakan oleh lebih dari satu orang.
Misalnya: Pada range tertentu (B1:F1) hanya boleh diisi dengan angka 100 – 9999 saja.
Data Excel
Bila diisi dengan data lain akan diberikan peringatan seperti contoh berikut.
Invalid Input
Cara membuatnya cukup mudah. Berikut akan disajikan cara validasi input untuk angka, teks, dan tanggal.

Cara Validasi Input untuk Angka

  1. Pilih kumpulan sel (range).
  2. Pada Data tab, Data Tools group, klik Data Validation, dan pilih Data Validation.
    Data Tools Group
  3. Pada Setting tab, di bagian Allow, pilih Whole number.
  4. Di bagian Data, pilih between.
  5. Di kotak Minimum, isi angka terendah, misalnya 100.
  6. Di kotak Maximum, isi angka tertinggi, misalnya 9999.
  7. Untuk menambahkan input message lihat di sini atau klik OK untuk menutup kotak dialog.
    Validasi Data Angka

Cara Validasi Input untuk Teks

  1. Pilih kumpulan sel (range).
  2. Pada Data tab, Data Tools group, klik Data Validation, dan pilih Data Validation.
  3. Pada Setting tab, di bagian Allow, pilih Custom.
  4. Di kotak Formula, isi dengan formula: =IsText (B2), sel B2 merupakan sel pertama pada range.
  5. Untuk menambahkan input message lihat di sini atau klik OK untuk menutup kotak dialog.
    Validasi Data Teks

Cara Validasi Input untuk Tanggal

  1. Pilih kumpulan sel (range).
  2. Pada Data tab, Data Tools group, klik Data Validation, dan pilih Data Validation.
  3. Pada Setting tab, di bagian Allow, pilih Date.
  4. Di bagian Data, pilih between.
  5. Di kotak Start date, isi dengan tanggal awal, misalnya 3/1/2010.
  6. Di kotak End date, isi dengan tanggal akhir, misalnya 3/31/2010.
  7. Untuk menambahkan input message lihat di sini atau klik OK untuk menutup kotak dialog.
    Validasi Data Tanggal



Tip: Untuk mempermudah pengisian data, kita dapat menambahkan input message, sehingga saat sel tersebut diklik akan muncul keterangan (lihat gambar berikut) tentang data yang boleh diinput.
Input Message
Cara Membuat Input Message:
  1. Saat membuat validasi di kotak dialog Data Validation, klik Input Message tab.
  2. Di bagian Title, isi dengan judul, misalnya Keterangan.
  3. Di kotak Input message, isi dengan kalimat, misalnya Isi dengan angka 100 – 9999.
  4. Klik OK.
    Input Message Dialog Box

Sorting

Pada saat membuat suatu data berupa tabel di ms excel, tentu akan lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami jika data tersebut tersusun secara urut. Yaitu data tersebut tersusun mulai dari nominal dengan nilai terkecil ke nominal nilai terbesar atau data disusun mulai dari huruf a sampai z. Atau sebaliknya dalam mengurutkan data bisa juga dimulai dari angka yang terbesar menuju ke angka terkecil atau dari huruf z menuju ke huruf a. Dengan data yang tersusun secara urut tersebut anda akan lebih mudah dalam mencari sebuah nama dengan awalan huruf g, h, s, dst atau nominal angka tertentu. Bisa juga dengan mengurutkan urutan nilai atau angka tertentu akan mempermudah menentukan rangking suatu nilai prestasi belajar atau kejuaraan tertentu.

Pada ms excel telah terdapat fasilitas untuk mengurutkan data dalam sebuah tabel secara urut per nomor atau per huruf secara detail yaitu fasilitas Sort & Filter. Untuk menggunakan fasilitas Sort & Filter ini dapat diikuti langkah-langkah berikut ini :
  1. Ketikkan terlebih dahulu data pada tabel sampai selesai.
  2. Blok atau seleksi kolom atau data yang akan diurutkan.
  3. Pada ribbon Home, group menu Editing klik Sort & Filter
  4. Pilih salah satu yaitu :
    • Sort A to Z untuk mengurutkan dari kecil ke besar atau dari huruf a sampai huruf z
    • Sort Z to A untuk mengurutkan dari besar ke kecil atau dari huruf z sampai huruf a
5.     Jika kolom terdapat banyak kolom dan agar data yang lain juga mengikuti diurutkan, maka seleksi atau blok data mulai dari data yang akan diurutkan sampai data yang lainnya kemudian ikuti langkah nomor 3 dan 4.
6.     Maka data akan diurutkan secara detail

FILTER


Memasukkan data setiap harinya kedalam tabel di Ms Excel, tentunya lambat laun data tersebut akan berjumlah sangat banyak. Akibatnya kita akan merasa kesulitan untuk memilah dan memilih serta mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu. Seperti halnya mengelompokkan data berdasarkan alamat, mengelompokkan data berdasarkan jabatan, mengelompokkan data berdasarkan pendidikan atau lulusan dan sebagainya.

Anda bisa saja melakukan hal tersebut diatas secara manual, namun pastinya akan memakan waktu yang tidak sebentar dan energi yang tidak sedikit. Malah terkadang karena keterbatasan sebagai manusia, masih saja ada yang tertinggal tidak ikut dikelompokkan. Nah hasilnya bisa ditebak, …. Tidak maksimal.

Untuk mengatasi hal tersebut, Ms Excel terdapat fitur atau fasilitas untuk memfilter data yaitu fasilitas Filter. Dengan menggunakan fasilitas filter tersebut anda bisa saja dengan mudah mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dengan mudah dan hasilnya juga lebih akurat. Andapun bisa saja menambahkan data baru pada baris terakhir tanpa harus menampilkan data secara keseluruhan. Cara memfilter data di ms excel bisa anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.     Blok kepala tabel atau judul kolom yang akan difilter.
2.     Pada ribbon home, group menu editing, klik Short & Filter kemudian pilih Filter. Atau tekan Ctrl+Shift+L
3.     Maka pada tiap sel kepala tabel tersebut akan terlihat tanda dropdown. Klik pada salah satu sel drop down tersebut. Dalam hal ini sebagai contoh kita pilih kolom alamat, maka klik tombol drop down pada sel alamat.
4.     Pada text filter klik select all untuk menghilangkan semua tanda centang yang ada, kemudian pilih salah satu kategori yang akan anda filter. Sebagai contoh kita pilih Madiun, kemudian klik OK.
5.     Maka pada tabel yang nampak hanyalah data yang beralamatkan kota madiun saja, sedangkan data yang lain tidak muncul.
Untuk memunculkan semua data ulangi langkah nomor 4 kemudian beri tanda centang pada semua pilihan di text filter dan klik OK. Pada saat data difilter coba perhatikan tanda dropdown pada sel atau kolom yang difilter akan berbeda dengan kolom atau sel yang lain yang tidak difilter.

Perbedaan antara Tab, Ribbon dan Group

Microsoft Office Word 2007 (untuk selanjutnya disebut MS. Word saja) merupakan sebuah program aplikasi pengolah kata (Word Processor) buatan Microsoft Corporation. MS. Word 2007 merupakan hasil pengembangan dari beberapa versi sebelumnya. MS. Word tampil lebih user friendly dan sudah menggunakan ribbon sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu tool. Berdasarkan klaim mereka, ribbon adalah sebuah inovasi yang kelak di masa mendatang menjadi sebuah standar bagi tampilan menu.
Bagi yang baru bermigrasi dari Word 2003 ke MS. Word 2007 tidak perlu panik dengan pemandangan yang begitu asing tersebut. Anda hanya perlu sedikit adaptasi dan setelah itu, Anda akan merasakan efisiensi dan kemudahan dalam bekerja. Bila Anda kurang percaya, silahkan buka MS. Word 2007, letakkan pointer mouse ke area area menu, kemudian putar tombol gulir. Apa yang terjadi? Anda benar! Anda dapat membuka pintu akes ke setiap ribbon hanya dengan putaran tombol gulir saja.
Kembali ke masalah menu icon, MS. Word 2007 mengenal istilah tab, ribbon, dan group dalam menyajikan menu tool. Berbeda dengan Word 2003 dan sebelumnya yang hampir 100% dikuasai Kaum Bar-Bar (Titlebar, Menu Bar dan Toolbar).

Perbedaan antara Tab, Ribbon dan Group

Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. terdiri dari tab File, Insert, Page Layout, dll. Ribbon adalah area yang digunakan untuk menampilkan tab dan menu dari tab yang aktif. Sedangkan Group adalah kelompok menu dalam tiap Ribbon yang memiliki kesamaan fungsi.  Jadi, Ribbon menyediakan tab yang terdiri dari menu, dan menu sendiri terdiri dari beberapa Group, dan Group terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi.

Tampilan Jendela MS Word 2007



 

Office Button

Secara umum, Office Button terdiri dari dua area, yaitu area kiri dan area kanan. Area kiri berisi perintah seperti New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close. Sedangkan di area kanan berisi pintasan file dokumen yang baru-baru ini dibuka.
Pada bagian bawah flyout ini terdapat dua tombol perintah, yaitu Word Option (digunakan untuk melakukan properti terhadap MS Word 2007) dan Exit Word (digunakan untuk menutup jendela MS Word). Berikut ini adalah contohnya.

 


Keterangan:

Nama Icon
Keterangan
New
digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru
Open
digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan
Save
perintah untuk menyimpan file dokumen aktif
Save As
digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu
Print
digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif
Prepare
digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif
Send
digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile
Publish
perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll
Close
digunakan untuk menutup file dokumen aktif

 

Mengenal Fungsi Icon pada Tab Home


Tab Home terdiri dari lima Group yaitu, Clipboard, Font, Paragraph, Styles dan editing.

Group Clipboard


Group Clipboard terdiri dari sekumpulan menu yaitu:
Paste : untuk menempelkan hasil copy atau cut.
Cut : untuk memotong teks/objek terpilih.
Copy : untuk menggandakan teks/objek terpilih.
Format Painter : digunakan untuk meniru format halaman dokumen ke dalam dokumen lainnya.
* Tombol panah kecil di sudut kanan-bawah setiap Group digunakan untuk mengakses pengaturan lanjutan mengenai fungsi suatu Group.

Group Font


Menu-menu di Group Font secara khusus berfungsi untuk pemformatan seputar huruf. Terdiri dari :
Font : untuk memilih jenis huruf
Font Size : untuk mengatur ukuran huruf
Grow Font : untuk memperbesar ukuran huruf secara instan
Shrink Font : untuk memperkecil ukuran huruf secara instan
Change Case : untuk mengubah status huruf kapital/huruf kecil
Clear Formatting : untuk menghapus pemformatan teks terpilih
Bold : untuk menebalkan teks terpilih
Italic : untuk memiringkan Teks terpilih
Underline : untuk memberikan garis bawah pada teks terpilih
Strikethrough : memberikan tanda coret padateks terpilih
Subscript : untuk mengetik karakter pemangkatan
Superscript : untuk mengetik karakter pemangkatan
Text Effect : untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih
Text Highlight Color : untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih
Font Color : untuk mengatur warna teks terpilih.

Group Paragraph


Group Paragraph terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi untuk mengatur paragraf teks. perintah-perintah di Group Paragraph yaitu:
Bullets : untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih
Numbering : untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih
Decrease Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri
Increase Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan
Left-to-Right : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)
Right-to-Left : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)
Sort : untuk menyortir data
Show Paragraph Marks : untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf
Align Text Left : untuk mengatur teks rata kiri
Center : untuk mengatur teks rata tengah
Align Text Right : untuk mengatur teks rata kanan
Justify : untuk mengatur teks rata kanan-kiri
Line Spacing : untuk mengatur jarak antar baris teks
Shading : untuk mengatur warna latar teks terpilih
Border : untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.

Group Styles


Group Styles terdiri dari dua menu. Yaitu:
Heading Styles : berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih
Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

Group Editing


Secara umum group Editing terdiri dari Find, Replace, dan Select. fungsinya adalah:
Find : untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file
Replace : untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata tertentu dalam suatu file
Select : digunakan untuk memilih objek atau teks tertentu di dalam suatu file